Data dan informasi merupakan sumber daya yang sejenis yaitu sumber daya konseptual, tetapi keduanya tidaklah sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Misalnya diketahui sederetan angka berikut 12/1, 250, 13/1, 310, 14/1, 295 relatif tidak memiliki arti apapun berbeda seandainya disajikan dalam bentuk sebagai berikut:
Data yang disusun dalam format tertentu seperti tabel ini bisa dianggap sebagai sebuah informasi, tetapi bisa dianggap hanya sebagai data bagi informasi yang lebih lanjut, misalnya seperti pada tabel berikut ini:
Begitu pula dengan tabel kedua, bisa disebut informasi atau hanya sebagai data tergantung pada pemakai.
Sedangkan informasi adalah data yang telah diproses atau data yang telah memiliki arti. Seorang pedagang barang antik sering mengatakan bahwa “rongsokan adalah harta karun bagi orang lain” logika tersebut juga berlaku pada data dan informasi “data seseorang mungkin informasi bagi orang lain”
Jadi data dapat didefinisikan sebagai berikut:
Data, the raw material for information, is defined as groups of nonrandom symbols which represent quantities, actions, objects, etc.
Data adalah bahan dasar informasi berupa kelompok simbol-simbol tidak acak yang merepresentasikan nilai-nilai, tindakan-tindakan, objek-objek, dan sebagainya.
Tipe Data
Banyak klasifikasi tipe data yang dapat digunakan, dan setiap klasifikasi bisa berbeda tergantung pada teknologi yang digunakan, tipe data baru mungkin dimunculkan dengan adanya teknologi informasi yang baru, untuk saat ini paling tidak tipe data dapat diklasifikasi menjadi:
* Data Numerik, adalah data berupa angka yang dapat menerapkan operasi matematika, data numerik ini bisa berupa bilangan integer atau bilangan real.
* Data Terformat, adalah datadengan format tertentu seperti jam, tanggal, atau currency.
Teks, adalah sederetan huruf, angka,dan simbol-simbol khusus.
* Boolean, adalah data logis yang hanya terdiri dari dua nilai saja seperti True atau False, Yes atau No, 0 atau 1.
* Image, adalah data dalam bentuk gambar bisa berupa grafik, foto, dan lainnya.
* Audio, adalah data dalam bentuk suara, bisa berupa rekaman suara manusia, binatang, musik, atau lainnya.
* Video, adalah data berupa gambar bergerak.
Nilai Informasi
Menurut Gordon B. Davis, bahwa informasi memiliki nilai-nilai, yaitu:
* Benar dan Salah, informasi selalu berhubungan dengan kebenaran dari suatu kenyataan, jika informasi salah dipercayai, maka dampaknya sama dengan jika informasi itu benar.
* Baru, informasi adalah baru bagi penerimanya.
* Tambahan, informasi bisa berupa perbaruan atau perubahan dari informasi sebelumnya.
* Korektif, bisa untuk melakukan koreksi pada informasi sebelumnya yang salah.
* Penegas, dapat memberikan penegasan bagi informasi sebelumnya sehingga meningkatkan keyakinan penerima.
Karakteristik Informasi
George H. Bordnar & William S. Hopwood menjelaskan karakteristik berdasarkan level manajemen sebagai berikut:
* Sumber informasi bagi Low Level Management akan banyak dari internal dan untuk Top Level Management akan lebih banyak diperoleh dari eksternal.
* Low Level Management akan membutuhkan informasi dari ruang lingkup yang lebih sempit dan teridentifikasi dengan baik, sedangkan untuk Top Level Management akan membutuhkan informasi dari ruang lingkup yang sangat luas.
* Low Level Management membutuhkan informasi secara terinci dan Top Level Management membutuhkan informasi berupa ringkasan.
* Low Level Management membutuhkan informasi yang berorientasi pada masa lalu sedangkan Top level Management membutuhkan informasi berorientasi pada masa yad.
* Low Level Management membutuhkan informasi terkini sedangkan Top Level Management membutuhkan informasi dalam rentang waktu yang lebih lama.
* Low Level Management membutuhkan informasi dengan akurasi tinggi dan Top Level Management tidak mengutamakan akurasi informasi.
* Low Level Management membutuhkan informasi dengan frekuensi tinggi sedangkan Top Level Management membutuhkan informasi dengan frekuensi yang lebih jarang.
Steven Alter menjelaskan perlunya pemahaman karakteristik informasi berdasarkan pada:
Tipe Data, penentuan tipe data yang tepat akan meningkatkan kualitas informasi bagi penerima, misalnya jika seorang yang tidak mengerti komputer akan membeli satu unit komputer maka informasi harga dengan sedikit penjelasan dan gambar fisiknya akan dirasakan cukup, berbeda untuk orang yang memahami karakteristik komputer dengan baik yang akan lebih memperhatikan detail dari spesifikasi dan variasi harga pada setiap komponen yang ditawarkan.
* Akurasi dan Presisi, akurat berarti informasi yang disampaikan harus merepresentasikan keadaan yang sebenarnya dan bebas dari kesalahan. Adapun presisi berhubungan dengan tingkat ketelitian dari informasi tersebut. Jika seorang yang bertinggi badan 199 cm mengatakan bahwa tingginya dua meter maka pernyataan tersebut masih dapat dianggap akurat walau tidak presisi.
* Waktu, sebuah informasi memiliki tiga karakteristik yang berhubungan waktu yaitu umur informasi (age), ketepatan waktu (timeliness), dan rentang waktu (time horizon). Usia informasi menyatakan lama waktu dari pertama dihasilkan hingga saat ini. Ketepatan waktu menyatakan usia data yang sesuai dengan upaya pengambilan keputusan, ketepatan waktu menunjukan bahwa informasi memiliki masa kadaluarsa untuk keperluan tertentu. Misalnya untuk kebutuhan pembelian bahan baku untuk bulan depan maka dibutuhkan laporan status persediaan bulan sebelumnya yang harus diperoleh sebelum jadwal pembelian dilaksanakan jika melewati batas waktu tersebut maka akan timbul konsekuensi tertentu yang mungkin tidak diharapkan oleh perusahaan. Tetapi bisa saja data tersebut belum kadaluarsa untuk keperluan yang berbeda. Rentang waktu menyatakan selang waktu yang digunakan untuk mencakup data. Misalnya laporan penjualan suatu produk bisa mencakup harian, mingguan, bulanan, atau tahunan. Dimana setiap rentang tersebut bisa menghasilkan informasi yang berbeda untuk setiap level manajemen.
* Tingkat Keringkasan dan Kelengkapan, dalam penyajian informasi perlu mempertimbangkan tingkat ringkasan maupun rinciannya, terkadang data yang terlalu rinci justru menyulitkan dalam pembacaan arti dari informasi tersebut, begitu pula data yang terlalu ringkas bisa tidak berarti apa-apa. Dilain pihak mungkin saja penerima informasi merasa semakin rinci semakin baik tetapi waktu yang disediakan tidak cukup untuk dapat melakukan interpretasi. Biasanya level manajemen yang lebih tinggi membutuhkan data yang lebih ringkas dibanding level dibawahnya. Hal yang perlu diperhatikan dalam upaya meringkas data adalah tidak merubah informasi yang dibawanya. Ini berarti bahwa informasi idealnya disajikan dalam bentuk yang lengkap walaupun tingkat ringkasannya berbeda. Informasi yang lengkap dapat mengurangi faktor ketidakpastian, tapi pada kenyataannya informasi lengkap tidak selamanya tersedia, misalnya dalam perawatan pasien dirumah sakit, dokter yang menangani seringkali tidak mengetahui riwayat kesehatan pasien secara lengkap, hal ini menjadikan pengambilan keputusan akan menjadi lebih sulit dan beresiko.
* Kemudahan Akses, informasi yang tepat harus dapat diperoleh orang yang membutuhkannya, dengan demikian kemudahan akses harus dapat terjamin, misalnya seorang manajer perusahaan mungkin membutuhkan akses kapanpun dan dimanapun pada informasi yang berada dalam server perusahaan akan memerlukan sistem yang dapat menghubungkan server dengan alat yang dimilikinya, hal ini biasanya diatasi dengan penggunaan jaringan internet. Dialin pihak akses terhadap informasi juga terkadang harus dibatasi sedemikian rupa sehingga orang yang tidak berkepentingan tidak akan mendapat informasi yang terlarang untuknya.
* Sumber, sumber informasi bisa bersifat internal maupun eksternal. Informasi internal dapat dengan mudah diperoleh karena berasal dari sistem informasi perusahaan itu sendiri, sedangkan informasi eksternal diperoleh dari luar perusahaan sehingga lebih sulit dikumpulkan dan jumlahnya pun sangat terbatas.
* Relevansi dan Nilai, informasi dianggap relevan jika memberikan manfaat bagi pemakainya. Misalnya informasi mengenai karakteristik produk dari perusahaan pesaing mungkin tidak bermanfaat bagi bagian PPIC, tetapi bisa sangat relevan bagi bagian pemasaran atau R&D. Nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya untuk mendapatkannya. Suatu informasi dianggap bernilai kalau manfaatnya lebih besar dari biaya yang dikeluarkan. Pada kenyataannya nilai informasi tidak mudah untuk dikuantifikasi. Pertimbangan kualitatif seringkali menjadi cara terbaik dalam menentukan apakah informasi tersebut harus didapatkan dengan biaya sebesar apapun atau bisa diabaikan karena biaya yang tidak sepadan dengan manfaatnya.
Kualitas Informasi
“Kualitas Informasi dapat dianalogikan sebagai pilar-pilar dalam bangunan” (Jhon G. Burch & Gary Grudnitski, 1989)
Pilar-pilar tersebut adalah :
* Akurasi
* Ketepatan Waktu
* Relevansi
Menurut Roman R. Andrus kualitas informasi selain dari akurasinya juga dapat dievaluasi dalam bentuk utilitasnya. Dia mengidentifikasi empat utilitas informasi, yaitu:
* Utilitas bentuk (form utility), semakin sesuai bentuknya dengan kebutuhan pengguna maka nilainya akan semakin meningkat.
* Utilitas waktu (time utility), nilai informasi akan bertambah besar bagi pengambil keputusan jika tersedia saat dibutuhkan.
* Utilitas tempat (place utility), nilai informasi akan bertambah besar jika mudah diakses atau dikirim. Sistem online mampu memaksimasi utilitas tempat dan utilitas waktu.
* Utilitas kepemilikan (Possession Utility), Pengolah informasi sangat mempengaruhi nilai informasi dengan mengendalikan penyebarannya pada pihak lain.
Andrus menekankan bahwa biaya informasi berhubungan dengan nilainya (akurasi dan utilitasnya). Jika biaya melampaui nilainya, maka ada dua alternatif tindakan, yaitu:
* Meningkatkan nilainya melalui peningkatan akurasi dan atau utilitasnya.
* Mengurangi biaya dengan mengurangi akurasi dan atau utilitasnya.
Kategori Informasi Untuk Manajemen
Informasi yang dibutuhkan manajer dapat dibagi menjadi enam kategori yaitu:
I
* Informasi Penyegar, adalah informasi terakhir yang merangkum keadaan umum bisnis atau organisasi, misalnya ringkasan penjualan terakhir, informasi ini tidak banyak digunakan untuk pengambilan keputusan hanya merupakan indikator keadaan perusahaan.
* Peringatan, berisi petunjuk terhadap sesuatu yang diluar kebiasaan yang bisa mengakibatkan perubahan manajerial. Informasi ini difungsikan untuk mencegah atau mereduksi terjadinya kondisi yang tidak diinginkan.
* Indikator Kunci, berisi ukuran aspek-aspek penting yang berkaitan dengan kinerja organisasi.
* Informasi situasional, adalah informasi tentang proyek, masalah, atau isu penting yang memerlukan perhatian manajer.
* Gosip, informasi informal yang berasal dari berbagai sumber yang berguna untuk mengatasi suatu masalah.
* Informasi Eksternal, adalah informasi yang berasal dari luar departemen atau perusahaan, seringkali informasi ini berjangka pendek.
Pemahaman pada kategori informasi tersebut diatas sangat dibutuhkan untuk merancang sistem informasi formal.
